デジタルサイネージを導入するときに考えなければならないのがメリットです。デジタル化を考えてやみくもに進めてしまうと使い方がわからないで中途半端な運用となって意味がありません。まずは何をしたいのかを明確にすべきです。紙媒体で運用しているデメリットを解消し、新たな問題が発生しないことを確認することから始めます。
紙媒体の問題は、準備に時間がかかることや配布に時間がかかることです。出来上がった原稿を印刷して、関係者に物理的に渡す作業が発生します。デジタルサイネージならサーバー上のデータを更新するだけで接続されているすべての表示を変えることが可能です。つまり情報更新がリアルタイムになります。
メールでの情報提供で最新の情報が利用されない問題も最新版の情報が必ずデジタルサイネージで入手できるというルールを作れば、解決できます。廃棄の問題もデジタルサイネージで解決できるものの一つです。情報提供に紙の書類を使っていると、不要になった後に廃棄しなければならないという作業が発生します。古いものを回収することからそれをまとめて廃棄にかけるなど、人員も必要となります。
機密情報では一般ごみとして捨てることができないため、溶解などの秘匿性の高い処理方法も考えなければいけません。デジタルコンテンツであれば、セキュリティの高い保存先に移動するだけで閲覧できなくすることができます。必要な時には再度確認もできるので文書管理としても安心です。